Reuniones virtuales efectivas

Con la nueva realidad las reuniones virtuales son lo usual y muchas veces pierden efectividad por cosas que son importantes y básicas pero que olvidamos. En este artículo te daré unos tips que debes poner en práctica para mejorar tus sesiones virtuales:

  1. Puntualidad: antes la excusa eran los tacos y ¿ahora?. 
    Recordemos el valor de el tiempo nuestro y de los demás y que iniciar una reunión pidiendo excusas hace que la dinámica de la reunión cambie en muchos casos.
  2. Agenda: Al momento de iniciar la reunión ten a la mano y en orden los temas a tratar y el objetivo de la reunión. Si son muchos temas o la reunión es demasiado formal envía esta agenda previa a la reunión. Si no eres quien la organizó pide que te de la agenda al iniciar para seguir el derrotero.
  3. Cita a una reunión cuando realmente sea necesario: Muchas empresas o líderes padecen de “reunioncitis” y en vez de generar valor o resolver temas importantes perdemos tiempo y se lo hacemos perder a los demás.
  4. Asegúrate que las personas que vas a citar estén relacionadas con el tema y puedan aportar, no necesitamos citar a alguien para que sólo salude y se despida al final de la sesión.
  5. Prende la cámara por lo menos al inicio y al final. Esa cercanía que se genera con el sólo hecho de ver al otro es importante.
  6. Material previo: Cuando las sesiones son de co-creación o de un tema específico donde necesitamos que todos tengan el contexto, enviar previamente el material es muy ganador porque así todos estarán empapados del tema a tratar y podrán aportar. No cites sin antes entregar esos elementos que harán que la sesión sea realmente productiva.
  7. Envía la invitación con anterioridad para que quede en el calendario de los citados, envía el link y valida que todos tengan acceso a la herramienta.
  8. Al momento de cerrar trae la agenda del inicio concluye cada tema y enumera los compromisos, responsables y fechas de cada tarea que surja y de ser necesario agenda de una vez la siguiente sesión y comparte con los asistentes los pendientes.
  9. Y por último y muy importante: está presente.. siiiii.. Debes estar realmente conectado y con todos tus sentidos en la reunión escuchando cuando debas hacerlo, participando y aportando. No hagas otras cosas, no leas ni respondas mensajes mientras el otro habla, haz de cuenta que lo tienes en frente y que toda tu atención e interés está ahí.
 
Diana Vallejo Restrepo
Gerente de Experiencia Cliente
 

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